Wysyłanie wiadomości systemowych
Dzięki zbiorczym wiadomościom e-mail możemy dotrzeć do każdego uczestnika naszego kursu i przekazać istotne informacje dotyczące jego przebiegu.
Uwaga: stanowczo odradzamy wysyłanie zbiorczych wiadomości z prywatnych skrzynek mailowych. Wiąże się to z licznymi problemami natury formalno-prawnej.
Dobre praktyki przy planowaniu komunikacji z wykorzystaniem wiadomości e-mail:
- Przy kursach z określonym harmonogramem staraj się wysyłać wiadomości w regularnych odstępach czasu, np. przy uruchomieniu nowego modułu.
- Wiadomości powinny być krótkie i rzeczowe.
- Biorąc pod uwagę zróżnicowane grono odbiorców, warto stosować formalny charakter wiadomości. Nie należy jednak tworzyć wiadomości wyglądających jak pisma urzędowe:)
- Zawsze kiedy ktoś zgłosi problem, który wymaga od nas zmiany ustawień w kursie, edycji treści lub szczegółowego wyjaśnienia, powinniśmy pamiętać, że ten sam problem mógł dotknąć wielu innych uczestników. Dlatego też zaleca się po każdej interwencji wysłanie zbiorczej wiadomości do wszystkich uczestników, informując o wykrytym problemie i sposobie jego rozwiązania.
- Warto przypominać uczestnikom o ważnych datach, takich jak:
- uruchomienie kursu,
- termin egzaminu,
- webinarium lub sesja na żywo z prowadzącym,
- data zakończenia kursu.
- Jeśli będziemy wysyłać wiadomości zbyt często, to ryzykujemy, że uczestnicy przestaną je w ogóle odczytywać.
Przygotowanie i wysłanie wiadomości e-mail
Wszystkie opcje niezbędne do przygotowania i wysłania wiadomości e-mail znajdują się w „Panelu prowadzącego”, który jest widoczny dla kadry z poziomu LMS.
W formularzu wiadomości należy podać temat, wpisać treść oraz określić, do kogo chcemy ją wysłać. Gotową wiadomość wysyłamy, klikając „Wyślij e-mail”. W zależności od ilości wysyłanych wiadomości cały proces wysyłki może się wydłużyć do godziny.
Jeśli chcemy upewnić się, że wiadomość została sformatowana i przygotowana poprawnie, możemy ją wysłać najpierw do siebie, zaznaczając tylko opcję „Wyślij do mnie”.
Dobra praktyka:
Należy zaplanować komunikację tak, aby żaden uczestnik nie czuł się zagubiony, umiał się odnaleźć w kursie, czuł się zmotywowany do tego, żeby regularnie do niego zaglądać, nie zapomniał o terminach końcowych na wykonanie zadań i był informowany o wszelkich zmianach czy poprawionych błędach.
